【问题】
请购单审批控制在采购与付款循环中具有什么作用？注册会计师应如何对其进行控制测试？
【简要答案】
请购单审批控制确保采购需求真实、合理且经过授权，是采购交易”发生”认定的重要控制。注册会计师应检查请购单的填写规范、审批权限设置，抽样检查请购单是否经过适当审批，追踪至后续订购单。
【政策依据】
- 《2026年CPA审计教材》第十一章《采购与付款循环的审计》第二节”采购与付款循环的主要业务活动和相关内部控制”
【详细解读】
- 请购单的作用：请购单是由生产、仓库等部门填写，送交采购部门的申请购买商品、服务或其他资产的书面凭据。请购单是证明有关采购交易的”发生”认定的凭据之一，也是采购交易轨迹的起点。
- 审批要求：每张请购单须经主管人员签字批准。大多数企业对正常经营所需物资的购买作一般授权，例如生产部门在现有库存达到再订购点时提出采购申请。
- 控制测试程序：询问员工请购单的填写和审批流程；检查请购单的审批权限设置是否合理；抽样检查请购单是否有申请人签字和审批人批准；追踪已审批请购单至后续发出的订购单，检查是否一一对应。
- 自动化控制：如果请购单由信息技术应用程序创建，系统应设置审批流程，注册会计师需检查系统审批流程的配置和运行日志。
【例子说明】
【例】乙公司生产部门员工赵某填写请购单采购原材料1000公斤，未经生产主管审批直接交给采购部门，请问请购单审批控制在采购与付款循环中具有什么作用？注册会计师应如何对其进行控制测试？
1. 场景设定：乙公司生产部门员工赵某填写请购单采购原材料1000公斤，未经生产主管审批直接交给采购部门。
2. 规则引用：请购单审批控制确保采购需求真实、合理且经过授权，是采购交易”发生”认定的重要控制。每张请购单须经主管人员签字批准。
3. 具体推导：注册会计师抽样检查20张请购单，发现3张无主管审批签字，询问采购部门，解释为生产主管出差，口头授权，无书面记录，控制执行存在偏差。进一步追查，发现其中1笔请购单（金额5万元）实际为赵某虚构，公司未采购该原材料但已支付货款给虚假供应商。
4. 最终结论：请购单审批控制失效导致舞弊，建议严格书面审批制度，紧急情况下需设置替代审批机制。注册会计师应当扩大对采购交易真实性的实质性测试范围。